Fragen zur scannerbox.

In die­ser Ru­brik fin­den Sie häu­fig ge­stell­te Fra­gen (FAQ) zur scannerbox.

Kann die scannerbox. Mandant Basic für mehr als nur nur einen Mandanten genutzt werden?

Ja! Es ist möglich, die scannerbox. Mandant Basic für mehrere Mandanten zu nutzen, Sie sollten allerdings mit einem höheren Installationsaufwand rechnen.

 

Kann ich die scannerbox. Lösungen kaufen?

Nein, zur Zeit bieten wir lediglich einen Nutzungsvertrag für die scannerbox. Lösungen an. Auf Wunsch kann ein Service-Vertrag für die Scanner abgeschlossen werden.

 

Was ist die personal fileBOX?

Die personal fileBOX ist ein Transferportal welches die sichere Übermittlung der Belege zur Kanzlei bzw. Unternehmen online gewährleistet.

Die fileBOX ist für die scannerbox. Mandant Basic als Voraussetzung anzusehen.

Für jede einzelne scannerbox. Mandant Basic wird ein kostenpflichtiger Account der personal fileBOX benötigt. Der vertragliche Partner ist die Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH.

 

Was verbirgt sich hinter „Workflowanpassung“?

Bei der scannerbox. Kanzlei Premium wird die Lösung auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse angepasst. Dazu gehört z.B. die Erstellung von Mitarbeiter Buttons zum Scannen in den Dokumenteneingangskorb von DATEV DMS, oder das Einrichten bestimmter Scanworkflows (z.B. Scan als PDF, oder Scan als TIF, oder Leerseitenerkennung, Barcodeauslesung zur Seiteneinrichtung). Die Anforderungen sind von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedlich und können nur schlecht pauschalisiert werden. Die Anpassung wird nach Aufwand berechnet.

 

Kann ich für die Lösungen einen Servicevertrag abschließen und was beinhaltet dieser?

Ja, für alle scannerbox.-Lösungen kann für den jeweiligen Scanner ein Service-Vertrag abgeschlossen werden. Dieser beinhaltet z.B. den Austausch von Verschleißmaterial wie Einzugsrollen, oder andere technische Störungen am Scanner. Je nach Aufstellungsort können zusätzlich Anfahrtskosten anfallen. In der monatlichen Kostenpauschale sind 5.000 Freiscans beinhaltet. Grundsätzlich muss mit mehr technischen Einsätzen gerechnet werden, je höher das tatsächliche Scanvolumen ist. Natürlich dürfen auch größere Mengen gescannt werden, diese werden dann pro weiteren Scan berechnet. Ohne Abschluss eines Service-Vertrages müssen die eventuell anfallenden Kosten der technischen Betreuung (Austausch Verschleißmaterial wie Einzugsrollen, oder andere Störungen) nach Aufwand getragen werden.

 

Wie läuft die Kombination scannerbox. / page one GmbH und fileBOX vertraglich ab. Wer ist technischer Ansprechpartner?

Die page one GmbH ist der vertragliche Partner für die scannerbox.-Lösung, ebenso für alle technischen Angelegenheiten.

Für die personal fileBOX ist die Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH der vertragliche Ansprechpartner. Die Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH ist einer der wenigen IT-Systemhäuser in Deutschland, welches Systeme und Dienste über das  DATEV Rechenzentrum bereitstellen kann. Die personal fileBOX nimmt in der Lösung selbst nur einen sehr kleinen Teil ein und daher entspricht die scannerbox. Ihrer Erwartungshaltung „alles aus einer Hand“.

Die scannerbox. Lösungen sind ein Gemeinschaftsprojekt der page one GmbH und der Schuster & Walther IT-Kanzlei. Wir nutzen hier die Kernkompetenzen beider Unternehmen, die langjährige Erfahrung der page one GmbH mit der Hardware von Kopier-/ Druck-/ und Scansystemen, sowie Programmierung von Individuallösungen und das hohe Know How der Schuster & Walther IT-Kanzlei GmbH im DATEV Umfeld und Lösungen im Steuerkanzleibereich.

Für diese Bereiche stehen Ihnen beide Unternehmen auch gerne für zukünftige Projekte zur Verfügung.

 

Wer macht die Anbindung in unser Kanzlei-Netz? Entstehen dadurch Extrakosten?

Für die erste scannerbox. Mandant Basic muss eine Konfiguration in Ihrer Kanzlei durchgeführt werden. Dies geschieht in der Regel per Remotezugriff (durch einen Kollegen von Schuster & Walther oder durch die page one GmbH) und wird nach Aufwand je Stunde berechnet. Wenn ein Einsatz vor Ort notwendig ist, fallen zusätzliche Anfahrtskosten an.

Bei Ihren Mandanten muss die scannerbox Mandant Basic noch z.B. per WLAN in das Netz eingebunden werden, ein vor Ort Einsatz (beim Mandanten) ist in der Regel nicht notwendig bzw. nur auf Wunsch sinnvoll (persönliche Einweisung etc.). Ohne vor Ort Einsatz ist auch ein versenden per Post o.ä. möglich und weitere Anlieferungskosten entfallen. Anpassungen im DATEV Unternehmen Online, DATEV Belegtransfer, usw. werden, wenn notwendig nach Aufwand je Stunde berechnet.

 

Welche konkreten Informationen benötigen wir, damit Plug-and-Play bei Anlieferung funktioniert?

Der Mandantenscanner wird bei uns im Hause vorkonfiguriert. Für alle benötigte Daten gibt es ein Bestellformular, welches wir Ihnen zusenden.

 

Was bringt die Garantieverlängerung für das Tablet pro Monat?

Die optionale Garantieverlängerung für das Tablet tritt nur bei Störungen des Tablet selbst (nicht des Scanners) in Kraft und wird bei einem Defekt ausgetauscht.

NEU: bei der Version scannerbox. Kanzlei Premium wurde das bislang verwendete Tablet durch ein wesentlich hochwertigeres Ultrabook (intel core i5, 4GB RAM, 128 GB SSD) ohne zusätzliche Nutzungskosten ersetzt. Lediglich die optionale Garantieverlängerung erhöht sich von € 5,00 auf € 15,00 pro Monat.

 

Welche Nutzfunktion verbirgt sich hinter „Anbindung je weiteren Mandantenscanner 6,00 €“?

Die Kosten für die personal fileBOX des ersten Mandantenscanners belaufen sich auf € 12,00 monatlich für die Kanzlei. Für jeden weiteren Mandantenscanner wird eine monatliche Gebühr von € 6,00 für die personal fileBOX erhoben.

z.B. 2 x scannerbox. Mandant Basic = € 18,00 mtl., 3 x  scannerbox. Mandant Basic = € 24,00 u.s.w.
Diese Preisstaffel ist notwendig, da jeder weitere Scanner eine Benutzerlizenz der personal fileBOX benötigt. Diese Lizenz muss an den Softwarehersteller abgeführt werden und wird daher mit € 6,00 monatlich an Sie oder Ihren Mandanten weiterberechnet.

 

Genügt 1GB fileBOX im Regelfall oder ab wann benötigt man weitere GB Speicher?

Für die scannerbox. Mandant Basic ist der Standard Speicher von 1 GB grundsätzlich ausreichend. Daten werden nur „durchgeschleust“ und werden nicht dauerhaft auf dem Tablet oder in der personal FILEbox gespeichert. Wenn ein sehr hohes paralleles Scanvolumen entsteht, kann es durchaus sein, dass mehr als 1 GB Speicher benötigt wird. Dazu müssten jedoch mehr als 1.000 Belege gleichzeitig über die personal fileBOX ausgetauscht werden. Die personal fileBOX kann des Weiteren auch als Datenaustausch Plattform genutzt werden. Dazu ist jedoch ein weiterer Account notwendig und dieser benötigt eventuell mehr Speicherplatz, da die Daten dauerhaft im Cloudspeicher „liegen“. Dieser Speicher wird dann mit € 1,00 pro GB berechnet.

 

Wie starte ich die scannerbox.?
  • Scanner am Hauptschalter (vorne links) einschalten
  • Tablet am Hauptschalter (seitlich, rechts oben) einschalten (ca. 5-10 Sekunden gedrückt halten)
  • CaptureOnTouch starten
  • Überwachung Belegtransfermodul starten (PIN-Eingabe für SmartCard/mIDentity)

 

Was mache ich, wenn der Bildschirm des Tablets schwarz ist?
  • Touchdisplay mit dem Eingabestift oder einem Finger berühren
  • Stromversorgung des Tablets kontrollieren

 

Wie bringe ich den Posteingangs-/Trennseitenstempel richtig auf meinem Dokument an?
  • Gemäß Textausrichtung
  • Nicht in Text/Bild stempeln, Stempel muss freistehend sein
  • Deutlicher Stempelaufdruck erforderlich
  • ACHTUNG: Stempelkissen nicht nachfüllen, immer ein neues verwenden

 

Wie lege ich gemischte Formate richtig an der scannerbox. an?
  • Kleine Dokumente mittig platzieren
  • Papierführungen gemäß des größte Formates ausrichten, ggf. A3 Führung herausziehen

 

Was mache ich, wenn die Papierzuführung nicht nach oben fährt?
  • Schwarze Abdeckung der Einzugsrollen kontrollieren und ggf. schließen

 

Was mache ich, wenn Papier gestaut wurde?
  • Tray Unit (grauer Hebel) öffnen und gestautes Papier vorsichtig entfernen

 

Was mache ich, wenn Heftklammern erkannt wurden?
  • Original herausnehmen, Heftklammern entfernen und ab diesem Dokument in richtiger Reihenfolge neu einlegen (bereits gescannte Dokumente müssen nicht erneut eingelegt werden).

 

Was mache ich bei Doppelblatteinzug?
  • Original herausnehmen, Heftklammer entfernen und ab diesem Dokument in richtiger Reihenfolge neu einlegen (bereits gescannte Dokumente müssen nicht erneut eingelegt werden).

 

Sie haben weitere Fragen?

Konnte Ihre Frage noch nicht beantwortet werden?

Bitte wenden Sie sich an unser scannerbox.-Team. Wir werden Ihre Frage umgehend beantworten.

Firma

Straße, Hausnr.

PLZ

Ort

Telefon

Schwabacher Str. 3, 90439 Nürnberg

info@scannerbox.de

+49 (0) 911 / 9264-400