scannerbox. Fusion – Praxisbeispiele & Referenzen
Reale Digitalisierungsprojekte aus kommunalen und öffentlichen Einrichtungen.
scannerbox. Fusion steht für praxiserprobte Digitalisierungslösungen im kommunalen und öffentlichen Umfeld. Im Folgenden zeigen wir ausgewählte Praxisbeispiele, in denen scannerbox. Fusion und scannerbox. Fusion Pro erfolgreich eingesetzt wurden. Dabei war die page one GmbH in allen Projekten als spezialisierter Technologie‑ und Lösungsanbieter beteiligt. Sie stellte die scannerbox.‑Lösungen, die passende Scanner‑Hardware sowie die Software‑, Prozess‑ und Integrationslogik bereit. Darüber hinaus wurde in allen Projekten eine TR‑RESISCAN‑konforme Methodik angewendet. Weitere Informationen zu TR‑RESISCAN finden Sie beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Die operative Digitalisierung der Akten erfolgte jeweils im Auftrag der Kunden durch beauftragte Dienstleister, unter anderem durch das Erthal‑Sozialwerk. Auf diese Weise greifen fachliche Umsetzung und technische Infrastruktur optimal ineinander.
Praxisbeispiele mit scannerbox. Fusion
Landratsamt Bamberg scannerbox. Fusion im Einsatz: Zentrale Altakten-Digitalisierung
Das Landratsamt Bamberg stand vor der Aufgabe, eine Vielzahl papiergebundener Altakten aus dem Fachbereich Ausländeramt, vollständig zu digitalisieren und verfahrenskonform in die bestehenden Fachverfahren zu integrieren.
Ausgangssituation
In den Archiven und Kellerräumen lagerten über 6.000 Ausländerakten, verteilt auf mehrere Fachbereiche. Diese Akten waren nicht im Fachverfahren OK.VISA integriert, wodurch bei jedem Vorgang manuell nach der richtigen Akte gesucht werden musste.
Wenn ein ausländischer Bürger den Wohnort oder das Bundesland wechselte, musste die Papierakte physisch kopiert oder versendet werden – ein hoher Zeit- und Kostenaufwand. Auch digitale Unterlagen (z. B. E-Mails, Anhänge) wurden ausgedruckt und abgeheftet.
Umsetzung
Ein externer Dienstleister übernahm die Digitalisierung. page one stellte scannerbox. Fusion, passende Scanner‑Hardware sowie alle notwendigen technischen Prozesse bereit. Damit war eine TR‑RESISCAN‑konforme Integration in OK.VISA gewährleistet.
Ergebnisse & Vorteile
Durch das Projekt entstand eine einheitliche digitale Aktenstruktur über alle Fachbereiche hinweg. Damit sind Mitarbeitende heute jederzeit ohne physische Archivsuche auskunftsfähig. Die Digitalisierung erfolgte TR‑RESISCAN‑konform und gewährleistet eine DSGVO‑gerechte Datenhaltung mit klaren Zugriffsrechten. Insgesamt führten die neuen Prozesse zu deutlichen Zeit‑ und Kosteneinsparungen. Zudem beschleunigte sich die tägliche Sachbearbeitung spürbar. Mehrere Mitarbeitende können heute parallel mit denselben E‑Akten arbeiten. Die Umsetzung dauerte – je nach Fachbereich – rund sechs Monate.
Stadt Bad Berneck
Digitale Bauakten mit scannerbox. Fusion Pro
Die Stadt Bad Berneck verfolgte das Ziel, papiergebundene Archive in den Bereichen Bauamt, Personal, Friedhofsverwaltung, Kämmerei und Geschäftsleitung vollständig abzulösen und zentral digital verfügbar zu machen.
Ausgangssituation
In Archiven und Kellerräumen lagerten große Mengen historischer Unterlagen – darunter Bauakten, Friedhofsakten, Personalakten, Sitzungsprotokolle und Notarurkunden. Ein Großteil dieser Dokumente reichte bis ins Jahr 1840 zurück. Allerdings waren Recherchen nur vor Ort möglich und sehr zeitintensiv.
Umsetzung
Die Digitalisierung erfolgte durch einen Dienstleister. page one stellte scannerbox. Fusion Pro bereit sowie die passende Scanner‑Technik für verschiedene Aktenarten. Zusätzlich wurde die vollständige Integration in RIWA GIS umgesetzt.
Ergebnisse & Vorteile
Alle Akten stehen heute zentral digital zur Verfügung und lassen sich per Volltext durchsuchen. Darüber hinaus profitieren mehrere Mitarbeitende gleichzeitig vom gemeinsamen Zugriff. Die Stadt spart Zeit, Platz und modernisiert ihren Verwaltungsalltag nachhaltig.
Gemeinde Friedenfels Digitalisierung kommunaler Bestandsakten
Die Gemeinde Friedenfels entschied sich für die Digitalisierung ihrer Bau- und Grundstücksakten, um eine einheitliche digitale Datenbasis zu schaffen und die Unterlagen direkt in RIWA GIS nutzbar zu machen.
Ausgangssituation
Die Bauakten der Gemeinde waren bislang in Papierform geführt und in unterschiedlichen Archiven abgelegt. Zugriffe erfolgten ausschließlich manuell – die Recherche in Altakten beanspruchte Zeit und Personal. Zudem sollten historische Flurgrundstücksdaten in die moderne Systemumgebung integriert werden.
Umsetzung
Die Digitalisierung der Bestandsakten erfolgte durch einen beauftragten Dienstleister. Die page one GmbH stellte scannerbox. Fusion, die Scanner-Technologie sowie die Software zur strukturierten Erfassung, OCR-Verarbeitung und Integration in RIWA GIS und komXwork bereit.
Ergebnisse & Vorteile
Es entstand eine zentrale, leicht durchsuchbare digitale Aktenverwaltung. Somit können Mitarbeitende deutlich schneller arbeiten. Die TR‑RESISCAN‑konforme Archivierung erhöht die Sicherheit. Insgesamt modernisiert das Projekt die Verwaltung nachhaltig.
Stadtarchiv Bamberg
Digitale Karteikarten mit scannerbox. Fusion
Das Stadtarchiv Bamberg digitalisierte seine historische Karteikarten-Registratur, um den gesamten Archivbestand digital recherchierbar zu machen.
Ausgangssituation
Die Karteikarten-Registratur war über Jahrzehnte gewachsen und diente als zentrale Erschließungsquelle des Archivs. Ein direkter digitaler Zugriff bestand nicht, und die Suche nach Stichworten war nur über physische Karteikästen möglich. Besucher und externe Nutzer mussten sich oft auf die Unterstützung von Archivmitarbeitern verlassen.
Umsetzung
Die Digitalisierung der Karteikarten erfolgte durch einen externen Dienstleister. Die page one GmbH stellte scannerbox. Fusion, die passende Scanner-Technologie sowie die OCR- und Referenzierungslogik bereit.
Ergebnisse & Vorteile
Coburger Wohnungsbaugesellschaft
Digitale Baupläne und Liegenschaftsverwaltung
Über viele Jahre hinweg entstanden umfangreiche Papierbestände mit Bauplänen und Unterlagen, die auf verschiedene Archive und Abteilungen verteilt waren.
Ausgangssituation
Über viele Jahre hatten sich umfangreiche Papierbestände angesammelt. Dadurch waren Recherche und Zugriff auf Baupläne mühsam, vor allem wenn mehrere Abteilungen dieselben Unterlagen benötigten. Ziel war die vollständige Digitalisierung sämtlicher Baupläne sowie eine zentrale, digitale Bereitstellung.
Umsetzung
Die operative Digitalisierung der Baupläne erfolgte im Auftrag der Wohnungsbaugesellschaft durch einen externen Dienstleister. Die page one GmbH stellte mit scannerbox. Fusion die technologische Grundlage für die Digitalisierung bereit. Großformatige Baupläne wurden in hoher Auflösung (bis DIN A0) erfasst und mittels OCR-Volltexterkennung durchsuchbar gemacht. Alle Digitalisate wurden zentral archiviert und den jeweiligen Objekten strukturiert zugeordnet.
Ergebnisse & Vorteile
Marktgemeinde Rimpar
Digitale Gesamtdigitalisierung aller Rathausakten
Die Marktgemeinde Rimpar setzte ein umfassendes Digitalisierungsprojekt um, mit dem Ziel, nahezu sämtliche papiergebundenen Verwaltungsakten des Rathauses digital verfügbar zu machen und zentral in den Fachverfahren bereitzustellen.
Ausgangssituation
Im Rathaus befanden sich über Jahrzehnte gewachsene Papierarchive mit unterschiedlichen Ablagestrukturen. Neben klassischen Bauakten umfassten die Bestände umfangreiche Flurgrundstücksakten, Projektunterlagen sowie zahlreiche allgemeine Verwaltungsvorgänge. Eine einheitliche Recherche war kaum möglich, viele Informationen lagen ausschließlich in Papierform vor.
Umsetzung
Die Digitalisierung der Altbestände erfolgte im Auftrag der Marktgemeinde durch einen externen Dienstleister. Die page one GmbH stellte mit scannerbox. Fusion die technische Plattform sowie unterschiedliche Scanner – vom Einzugsscanner bis zum Großformatscanner – bereit. Alle Akten wurden registerbasiert erfasst, mit OCR-Volltexterkennung versehen und in die vorhandenen Fachverfahren, unter anderem RIWA GIS und komXwork, integriert.
Ergebnisse & Vorteile
Die nahezu vollständige Digitalisierung aller Rathausakten ermöglicht der Marktgemeinde Rimpar heute einen zentralen, sofort verfügbaren digitalen Zugriff für sämtliche Mitarbeitenden. Alle Dokumente sind medienbruchfrei in die bestehenden Fachverfahren integriert und dank Volltextsuche schnell auffindbar, was Archiv‑ und Suchzeiten deutlich reduziert. Gleichzeitig stellt die TR‑RESISCAN‑konforme, revisionssichere Archivierung höchste Verlässlichkeit und Rechtskonformität sicher. Insgesamt führt das Projekt zu einer nachhaltigen Modernisierung der Verwaltungsprozesse. Mit scannerbox. Fusion integriert die Marktgemeinde Rimpar ihr nahezu komplettes Rathausarchiv digital, strukturiert und effizient in den täglichen Verwaltungsalltag.
Gemeinde Steinbach am Wald
Digitalisierung von Flächennutzungsplänen und Sitzungsprotokollen
Damit sind die Unterlagen nun sicher archiviert und jederzeit bequem digital nutzbar.
Ausgangssituation
In den Archiven der Gemeinde befanden sich zahlreiche Papierunterlagen – darunter Flächennutzungspläne in Großformaten (bis DIN A0) sowie jahrzehntealte Sitzungsprotokolle. Diese Dokumente mussten bisher manuell gesucht, kopiert und archiviert werden. Der Zugriff war auf einzelne Mitarbeitende beschränkt, und die empfindlichen Originale waren durch wiederholte Nutzung gefährdet.
Umsetzung
Die Digitalisierung der Altbestände erfolgte im Auftrag der Marktgemeinde durch einen externen Dienstleister. Die page one GmbH stellte mit scannerbox. Fusion die technische Plattform sowie unterschiedliche Scanner – vom Einzugsscanner bis zum Großformatscanner – bereit. Alle Akten wurden registerbasiert erfasst, mit OCR-Volltexterkennung versehen und in die vorhandenen Fachverfahren, unter anderem RIWA GIS und komXwork, integriert.
Ergebnisse & Vorteile
Die hochauflösende Digitalisierung der großformatigen Pläne sowie die Volltexterschließung sämtlicher Sitzungsprotokolle ermöglichen der Gemeinde Steinbach am Wald heute einen schnellen, zentralen und gemeinsamen digitalen Zugriff für mehrere Mitarbeitende. Durch die digitale Nutzung bleiben die empfindlichen Originale geschützt, während Recherchen und Entscheidungsprozesse deutlich beschleunigt werden. Die revisionssichere, TR‑RESISCAN‑konforme Archivierung schafft zusätzliche Sicherheit und Transparenz und trägt insgesamt zu einer nachhaltigen Modernisierung der Verwaltungsprozesse bei. Mit scannerbox. Fusion stellt die Gemeinde großformatige Flächennutzungspläne und historische Protokolle sicher, strukturiert und jederzeit digital verfügbar bereit.
Gemeinde Zapfendorf
Vollständige Digitalisierung von Bau-, Flur- und Verwaltungsakten
Dadurch stehen alle Unterlagen heute schnell und einheitlich im Arbeitsalltag zur Verfügung.
Ausgangssituation
In der Verwaltung der Gemeinde Zapfendorf existierten umfangreiche Papierarchive mit unterschiedlichsten Aktenarten. Die Recherche nach Dokumenten war zeitaufwendig, insbesondere bei wiederkehrenden Anfragen, Grundstückszuordnungen oder Bescheiden. Viele Vorgänge waren über Jahre hinweg analog geführt, was paralleles Arbeiten und digitale Auswertung unmöglich machte. Die Gemeinde entschied sich daher, alle relevanten Bestände zu digitalisieren und in einheitliche Strukturen zu überführen.
Umsetzung
Die Digitalisierung der Akten erfolgte im Auftrag der Gemeinde durch einen externen Dienstleister. Die page one GmbH stellte mit scannerbox. Fusion die technische Grundlage für einen zentralen Digitalisierungsprozess bereit. Die Dokumente wurden strukturiert erfasst, OCR-verarbeitet und in Fachverfahren wie RIWA GIS und komXwork integriert.
Ergebnisse & Vorteile
Die zentrale Digitalisierung der Verwaltungsakten ermöglicht der Gemeinde Zapfendorf heute einen sofortigen und gemeinsamen digitalen Zugriff für mehrere Mitarbeitende. Alle Dokumente stehen im Volltext zur Verfügung und sind medienbruchfrei in die relevanten Fachverfahren integriert, was Recherchen deutlich beschleunigt und Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht. Gleichzeitig sorgt die TR‑RESISCAN‑konforme, revisionssichere Archivierung für höchste Datenintegrität und Rechtssicherheit. Durch die Digitalisierung werden erhebliche Zeit‑ und Platzersparnisse erzielt und die Verwaltungsprozesse nachhaltig modernisiert. Mit scannerbox. Fusion verwaltet die Gemeinde Zapfendorf ihre Bauakten, Bescheide und Grundstücksdokumente heute zentral, sicher und effizient digital.
Gemeinde Güntersleben
Digitale Bauakten und zentrale Verwaltungsdokumente
Die Gemeinde Güntersleben digitalisierte ihre Bauakten sowie zahlreiche Verwaltungsdokumente aus dem Rathaus, um Prozesse zu vereinheitlichen und den Zugriff auf Informationen zu beschleunigen.
Ausgangssituation
In der Bauverwaltung und im Rathaus lagen umfangreiche Papierakten – Bauanträge, Genehmigungen, Pläne, Verträge und Schriftverkehr – in unterschiedlichen Ablagen. Die manuelle Suche war zeitaufwendig, und paralleles Arbeiten verschiedener Mitarbeitender kaum möglich. Zudem sollten historische Unterlagen digital gesichert und leichter zugänglich gemacht werden.
Umsetzung
Die operative Digitalisierung erfolgte im Auftrag der Gemeinde durch einen externen Dienstleister. Die page one GmbH stellte mit scannerbox. Fusion die technologische Grundlage für eine strukturierte, OCR-basierte Digitalisierung und die Integration in bestehende Fachverfahren bereit.
Ergebnisse & Vorteile
Mehr über scannerbox. Fusion
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