Digitaler Posteingang für Behörden – mit belegebox. Postverteilung
Eingangspost scannen, automatisch zuweisen und digital weiterbearbeiten.
Mit der belegebox. Postverteilung ersetzen Behörden den physischen Postumlauf vollständig. Dadurch wird aus Papierpost in wenigen Klicks eine strukturierte digitale Akte. Anschließend erfolgt die Freigabe sowie die Übergabe ins Behörden‑DMS. Zudem bleibt jeder Schritt revisionssicher dokumentiert.
Ihre Vorteile mit belegebox. Postverteilung
Ob Rathaus, Landkreis oder kommunaler Betrieb: Die belegebox. Postverteilung macht Posteingänge schneller, transparenter und sicherer. Außerdem sinken Papierverbrauch, Laufwege und Fehler. Somit kann die Bearbeitung je nach Prozess schneller werden.
Bis zu 60 % schnellere Bearbeitung statt Papierumlauf
Bedienung ist kinderleicht – kaum Schulungsaufwand
Jeder Schritt nachvollziehbar dank Protokollierung
Übergabe direkt ins Behörden‑DMS ohne Medienbruch
Weniger Stress für Poststelle und Fachbereiche
Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit im Verwaltungsalltag
So läuft die belegebox. Postverteilung in der Behörde ab
Zentrale Post wird gescannt
Eingangspost wird an einer Scan‑Station digital erfasst – schnell und standardisiert.
Zuweisung direkt am Scanner
Schon beim Scan wird das Dokument der richtigen Person, Abteilung oder dem Fachbereich zugeordnet.
Prüfen, freigeben, weiterleiten
Die Bearbeitung erfolgt digital: prüfen, kommentieren, freigeben und weiterleiten.
Schnelle Übergabe
ins DMS
Nach der Bearbeitung wird das Dokument an Ihr Behörden‑DMS bzw. Fachverfahren übergeben.
Revisionssicher & dokumentiert
Jeder Schritt wird digital protokolliert. So bleibt der Prozess jederzeit prüfbar und nachvollziehbar.
Digitale Posteingangslogik: Zuweisung, Freigabe, Weiterleitung – komplett digital
Nachvollziehbarkeit: Protokolle je Dokument und Bearbeitungsschritt
Webbasiert: Zugriff auch standortunabhängig (z. B. Home‑Office)
Integration in bestehende Systeme: Anbindung an Behörden‑DMS / Fachverfahren
Rechte & Rollen: Berechtigungen in wenigen Klicks anpassen
OCR & Volltextsuche: Dokumente schneller finden statt Ordner wälzen
Flexibler Betrieb: im Eigenbetrieb oder über zentralen Posteingangsdienst
So bleibt der digitale Posteingang auch in großen Behörden übersichtlich
belegebox. Postverteilung sorgt für klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Wege und strukturierte Prozesse in Kommunen und Landkreisen. Hinweis: Die dargestellte Organisationsstruktur ist ein Beispiel. belegebox. Postverteilung wird individuell an Aufbau, Rollen und Prozesse Ihrer Behörde angepasst.
Use Case: belegebox. Postverteilung im
Landkreis Dithmarschen
135.000 Einwohner
16 Gemeinden
800 Mitarbeitende
330 Postempfänger
10 Fachbereiche
50 Sachdienste
Mit unserem Leuchtturm‑Projekt für den Landkreis Dithmarschen wurde der „digitale Posteingang“ als Gesamtkonzept umgesetzt – geeignet für große wie auch kleinere Kommunen. Dadurch konnten interne Laufzeiten deutlich reduziert werden. Zudem sank der Aufwand für Nachkontrollen dank hoher Erkennungsrate. Im Ergebnis profitieren alle Fachbereiche von mehr Transparenz und stabilen Prozessen.
Ausgangslage:
Täglich trafen Hunderte bis Tausende Dokumente in unterschiedlichen Formaten ein – von Briefen über Anträge mit vielen Seiten bis zu Belegen wie Kassenbons und Kontoauszügen. Das alte System war fehleranfällig und hielt die Abläufe regelmäßig auf.
Lösung:
Scan‑Stationen digitalisieren die Eingangspost, anschließend erfolgt die Verteilung über belegebox. Postverteilung – inklusive transparenter Nachverfolgung, digitaler Freigabe und sicherer Ablage im DMS.
Ergebnis:
- deutlich kürzere interne Laufzeiten
- weniger Nachkontrollen dank hoher Erkennungsrate
- schnelleres Einspringen bei Ausfällen durch einfache Rechtevergabe
- mehr Transparenz: jederzeit sichtbar, wo ein Dokument gerade ist
Jetzt den Posteingang digitalisieren – ohne Medienbruch
Sprechen Sie mit uns über Ihren Posteingang: Mengen, Dokumenttypen, Rollenmodell und DMS‑Anbindung. Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie belegebox. Postverteilung in Ihrer Behörde aussieht.